Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng tại nhà thuốc (SOP 02.GPP)

Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng tại nhà thuốc (SOP 02.GPP) được thực hiện bởi Dược sĩ chủ nhà thuốc và nhân viên bán hàng nhằm mục đích đảm bảo thuốc nhập vào đạt tiêu chuẩn chất lượng, đáp ứng kịp thời, đủ nhu cầu và đúng quy chế hiện hành. Quy trình này bao gồm 3 bước chính:

1. Lập kế hoạch mua thuốc Việc lập kế hoạch có thể được thực hiện thường kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý) hoặc đột xuất. Người lập kế hoạch phải căn cứ vào các yếu tố sau:

• Danh mục thuốc thiết yếu.
• Lượng hàng tồn kho tối thiểu tại nhà thuốc.
• Khả năng tài chính của nhà thuốc.
• Cơ cấu bệnh tật và nhu cầu thị trường trong kỳ kinh doanh.

2. Giao dịch mua thuốc

• Lựa chọn nhà phân phối: Nguồn thông tin có thể thu thập qua cơ quan quản lý Y tế, truyền thông, người giới thiệu thuốc, hoặc trực tiếp tham quan, kiểm tra. Cần tìm hiểu kỹ để chọn các nhà sản xuất/cung ứng có đủ tư cách pháp nhân, uy tín trên thị trường, có chính sách giá cả và phân phối phù hợp. Đặc biệt, nhà phân phối phải đáp ứng được yêu cầu bảo quản và vận chuyển hàng hóa theo chuẩn GSP, GDP.
• Tiêu chuẩn sản phẩm: Sản phẩm được giới thiệu phải được phép lưu hành trên thị trường, đã qua kiểm nghiệm và có công bố chuẩn chất lượng.
• Tiến hành đặt hàng: Nhà thuốc thực hiện đàm phán, ký hợp đồng, lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp (trực tiếp, qua email, fax hoặc điện thoại). Các đơn đặt hàng này cần được lưu lại và nhà thuốc phải lập “Sổ theo dõi các nhà phân phối” cũng như “Danh mục các nhà phân phối”.

3. Kiểm nhận hàng và kiểm soát chất lượng

• Kiểm tra chứng từ và thực tế: Dược sĩ phụ trách nhà thuốc chịu trách nhiệm trực tiếp kiểm tra chất lượng khi nhập hàng. Phải đối chiếu chủng loại, tên thuốc, hàm lượng, số lô, hạn dùng giữa hóa đơn và thực tế. Nếu có sai lệch, nhà thuốc có thể đề nghị chỉnh sửa hóa đơn (tạm nhận hàng) hoặc từ chối nhận đơn hàng.
• Kiểm soát chất lượng: Kiên quyết không nhận thuốc kém chất lượng, bao bì rách hỏng không còn khả năng bảo vệ, hoặc thuốc không thể hiện đầy đủ thông tin.
• Nhập kho và theo dõi: Nếu thuốc đạt chất lượng và chứng từ phù hợp, tiến hành nhập hàng và cập nhật thông tin vào phần mềm, sổ sách. Cần theo dõi lượng hàng nhập về tủ Biệt trữ. Ngoài ra, cần ghi nhận các mặt hàng đang hết hoặc không có hàng để báo lại cho nhân viên bán hàng thông tin tới khách, từ đó có kế hoạch dự trù các mặt hàng thay thế.

Khi tiến hành mua thuốc, nhà thuốc cần lập và lưu trữ các loại sổ sách, chứng từ sau:

• Danh mục các nhà phân phối: Cần lập danh sách ghi rõ số điện thoại, địa chỉ và người liên hệ của các nhà cung cấp.
• Sổ theo dõi các nhà phân phối: Được lập ra để theo dõi sát sao các đơn vị cung ứng.
• Đơn đặt hàng: Nhà thuốc phải lưu lại tất cả các đơn đặt hàng sau khi thực hiện giao dịch với nhà phân phối.
• Sổ sách/phần mềm quản lý nhập hàng: Khi thuốc được kiểm tra đạt chất lượng và hóa đơn chứng từ phù hợp, thông tin mua hàng phải được cập nhật, lưu trữ đầy đủ vào sổ sách hoặc phần mềm của nhà thuốc.

Khi phát hiện có sự sai lệch giữa thuốc thực tế và hóa đơn (về chủng loại, tên thuốc, hàm lượng, số lô hoặc hạn dùng), Dược sĩ phụ trách nhà thuốc có thể xử lý theo một trong hai cách sau:

• Đề nghị chỉnh sửa lại hóa đơn: Với cách này, nhà thuốc sẽ chỉ tạm nhận hàng và chưa nhập vào hệ thống của nhà thuốc cho đến khi hóa đơn được điều chỉnh chính xác.
• Không nhận đơn hàng: Kiên quyết từ chối nhận lô hàng có sự sai lệch đó.

Quá trình kiểm tra và đưa ra quyết định xử lý này thuộc trách nhiệm trực tiếp của Dược sĩ phụ trách nhà thuốc khi tiến hành nhập hàng.